Importancia de gestionar reuniones efectivas en la organización

 

Muchas veces escucho a directivos, líderes en general, que dicen “Hoy no he avanzado casi nada”. Al preguntar el motivo dicen que estuvieron todo el tiempo en reuniones… Sin embargo, en las reuniones de trabajo es donde se llega a acuerdos, se gestionan posibilidades de acción y sus resultados. Son espacios donde se aprende cómo piensan los demás y porqué hacen lo que hacen; donde se crean las relaciones entre las personas. La mayor parte del trabajo en equipo, dentro de una organización, se lleva a cabo en reuniones… y las reuniones son un sistema de comunicación.

Las reuniones deben servir para mejorar el trabajo en equipo y alcanzar resultados

Recordemos que somos personas, cada una con una particular forma de ser; y en esta particular forma de ser, tenemos la capacidad como seres humanos de hablar y de transformar las situaciones a partir de nuestro lenguaje, de nuestras conversaciones, y de nuestras emociones, es decir, a partir de la interacción que tengamos con los otros. Las reuniones de trabajo son espacios donde se crean relaciones respetuosas, comprometidas, donde se fomenta el trabajo en equipo, y donde se pueden alcanzar los resultados esperados.

Sin embargo, estamos acostumbrados a ir a reuniones de trabajo que para muchos son aburridas, poco productivas, eternas, sin objetivos claros, con personas que desconocen la situación o simplemente no tiene que ver con el tema que se está tratando, que se distraen o están como “ausentes”.  Luego, al finalizar la reunión, muchas veces no se sabe a qué acuerdos se llegaron y si todos dijeron lo que tenían que decir, o quedaron emociones o conflictos latentes… En definitiva, son una pérdida de tiempo. Efectivamente demasiadas reuniones son una pérdida de tiempo -tanto de los líderes que las convocan como de los participantes que las sufren-.

Las reuniones son costosas, y si son poco efectivas, ¡más!

Además, las reuniones son costosas. ¿Pensaste alguna vez cuánto vale una reunión de trabajo? Para saberlo, de una forma sencilla, calcula la remuneración promedio mensual de cada participante en la reunión, divide la suma por 30 días, el resultado lo divides por las 8 horas laborales y multiplícalo por la cantidad de personas y las horas que están en la reunión. Allí tienes el resultado promedio en honorarios, sin contar los costos asociados a la reunión, como sala, materiales…

De allí la importancia de tener reuniones no solo eficaces, donde se logra el objetivo y resultado acordado, o eficientes donde además se optimizan los recursos, tanto humanos como materiales y de tiempo, sino tener reuniones efectivas, que sean productivas y sustentables, donde se obtienen esos mismos resultados optimizando tiempos y recursos.  En este sentido las reuniones efectivas aumentan la probabilidad de tener un proyecto exitoso.

¿Cómo logramos tener reuniones efectivas?

Primero debemos reflexionar si hacer la reunión es lo más adecuado.  Conviene hacer una reunión cuando…

• No puede ser sustituida por otra forma de comunicación más eficaz
• No se tiene respuesta sobre la situación a tratar
• Se tiene un objetivo claro y realizable
• Se adoptan acuerdos para la acción
• Se hace un seguimiento a los responsables de los puntos acordados, hasta que se cumplan.
• Hay buen café. ¡Las almendras, pasas de uva o galletas son optativas!

Para tener una reunión efectiva, también debemos evitar algunos errores:

• No tener una agenda clara ni escrita
• Tener muchos temas a tratar y demasiados participantes (el ideal es que no sean más de ocho personas y se trate un solo tema)
• Impuntualidad al no cumplir los horarios de inicio y de finalización
• Reunirse en horas de gran actividad

Y si la reunión tiene sentido, conviene de todas formas, verificar si ésta es necesaria antes de promoverla.

 

Pasos para gestionar una reunión efectiva con éxito 

 

Organización de la reunión

• Objetivos y agenda

  • Definir los objetivos de la reunión (generales y prioritarios) enfocados al resultado que se desea lograr.
  • Preparar la agenda, con los puntos claves, que quede por escrito y con los tiempos establecidos para cada tema.
  • Convocar a la reunión con tiempo suficiente para que todos puedan programar sus actividades, participar y prepararse.

• Infraestructura

  • Elegir el lugar adecuado de reunión.
  • Prever el horario de inicio y de finalización.
  • Recursos audiovisuales micrófonos, parlantes, etc.
  • Material, informes, minutas, notas de reunión anterior.

• Definir quienes participan y que se necesita

  • Convocar a las personas que tienen relación con la temática, que aporten al tema.
  • Preparar material de trabajo y compartir con tiempo.

• Realizar la programación de la reunión

  • Al interior de la organización o fuera de ella.
  • Presencial, virtual o híbrida.
  • Obligatoria o voluntaria.

 Iniciando la reunión

• Generar un contexto emocional.
• Presentación de los participantes (si no se conocen).
• Asegurarse que quede claro el objetivo de la reunión.
• Poner reglas claras para la reunión.
• Establecer los roles dentro de la reunión.
• Definir la forma de tomar las decisiones.

Durante la reunión.  Papel del facilitador

• Mantener la discusión enfocada e intervenir si se dispersa.
• Incentivar para que todas las personas participen.
• Sintetizar ideas al concluir cada tema y establecer acuerdos.
• Respetar los tiempos y las reglas establecidas al inicio.

Conclusión y cierre de la reunión

• Revisar los acuerdos alcanzados para su ejecución.
• Hacer una evaluación de la reunión de trabajo.
• Enviar, como máximo al día siguiente, la minuta a cada participante.

Esta es una guía básica que le permitirá gestionar una reunión efectiva con éxito; no obstante, en ningún momento pretende ser un material exhaustivo ni abarcar todo lo que significa la realización de este tipo de reunión.  Lo que sí pretendí fue concientizar sobre algunos de los errores y dificultades que hacen que las reuniones de trabajo sean aburridas y tediosas para los participantes, y que incluso muchos no quieran participar, y darles algunos consejos prácticos para evitar esta situación.

 

Maria Francia Utard

Vista Alegre, Costa Rica, Septiembre 2023